弊社にはプリンターやコピー機が全部で20台以上あります。機械の消耗品であるトナーが無くなってしまうと、印刷できず仕事が止まってしまうため予備を買ってストックしています。
トイレットペーパーやシャンプーの買い置きと同じですね。
プリンターのトナーが無くなると、会社ではこのようなやり取りがよく起きます。
トナー交換のエラー出たんですけど、どうすればいいですか?
2階のストック置き場に予備があるので交換してください
―— 数分後、2階から内線。
すいません、どのトナー使ったらいいかわかりませーん。
ええと、、そちらに行きますね…。
はい、これです。
これかぁ、種類が多くてわかりませんでした。ありがとう!
――別の日…。
あっ、予備が無くなってる!発注しなきゃ!
事務所にはたくさんの人がいて、たくさんのプリンターがあります。トイレットペーパーならどんなおしりにも使えるけどトナーの場合そうはいきません。何を使えばいいのか、いつだれがストックを使ったのか…。対応表や持出表で管理する方法もありますが、聞いたほうが早いし、記入は忘れてしまいがち。
そこで、機械のすぐ隣にトナーを置いておくことにしました。かさばる箱を置いておくと事務所が乱雑になりそう、と少し心配でしたが意外とジャマになりませんでした。
これでストック置き場は晴れて解散!トナーを取りに行く手間もなくなり、ストックの在庫もひと目でわかります。
経営者より一言
「ストックは一か所に置いた方が管理しやすい」という先入観から脱出できたよい改善でした。よく使う物は近くに置くという正しい「整頓」がされています。