台帳なんていらない

挑戦の背景

この改善を行うまで弊社ではお客様の注文は紙媒体で管理してました。そこには台帳は紙媒体で管理するもんだという先入観がありました。

しかし台帳は字が読みづらかったり、過去の履歴を調べるのに時間がかかったり、検索機能がなかったり、担当者が不在の時に台帳のページを探すのに苦労していました。

今となっては当たり前ですが、書類で管理するのが当たり前と考えられている職場の雰囲気の中で、コンピューターだけで管理するのは不安がともないました。

「もしもデータがなくなったらどうするんだ。」「パソコンはうまく使えない。」そんな不安が多かったです。

具体的な行動

しかし、メリットもたくさんあることがわかっていたため最初は少人数から実験的に行いました。

予想通り、あらゆる問題が起きました。

しかし、その一つ一つの問題と粘り強く向き合い解決していきました。そして段階を踏んで拡大していき最終的には全員が紙の台帳を廃止することに成功しました。

挑戦してよかったこと

これにより情報が一気に見渡せるようになり、業務課員の欠員が出たときのフォローもしやすくなりました。また台帳の該当場所を探す時間が大幅に減少し業務の時間短縮になりました。

この挑戦を行う前は、コンピュータ管理ができない理由が書かれたリストが提出されました。その理由を信じて挑戦していなかったら、いまごろどうなっていたか。

何か物事が変わる時は大きな反発があるものです。やれない理由に時間を使うより、やると決めたらできる方法だけに焦点を当てて取り組む大切さを知りました。